Comment rédiger une signature d’email efficace ?

Petit bout de texte clôturant votre message aux vertus insoupçonnées, la signature d’email peut s’avérer être une arme redoutablement profitable en matière de promotion de votre blog et de vos produits ou services. Mais pour créer une signature d’email à l’efficacité assurée, il y a tout de même quelques règles à respecter.

Quelles informations mentionner ?

Une signature d’email fournit des renseignements basiques, lesquels doivent principalement rappeler qui vous êtes (nom, prénom, société, nom de votre site/blog) et quels sont les moyens de vous contacter (numéros de téléphone, de fax, adresses email, postale, etc.). 
Mais pour s’assurer de l’efficacité de votre signature, il vous faudra (compte tenu des situations rencontrées) sélectionner les informations que vous jugez les plus importantes. Voici quelques conseils pour vous y aider :

- Indiquez votre numéro de téléphone (format international) si vous souhaitez parler business

- Évitez d’inclure plusieurs numéros de téléphone ou adresses électroniques. Indiquez le ou les moyens de contact que vous préférez et via lesquels vous êtes sûr de rendre réponse. Et sur la question de rappeler ou non votre adresse email, certains estiment que c’est redondant, d’autres pensent que cela permet de la faire mémoriser, à vous de voir !

- N’ajoutez vos identifiants de messagerie instantanée (msn, gtalk, yahoo, etc.) ou compte Skype uniquement si vous souhaitez être contacté de cette manière

- Si vous n’êtes pas une société, passez outre votre adresse postale : pas tous vos destinataires veulent ou devraient avoir accès à cette information

- N’oubliez pas d’inclure des liens vers vos profils numériques et sociaux (facebook, twitter, linkedin) si cela est approprié, car c’est une excellente opportunité de construire sa communauté de followers

- Ne mentionnez pas les tarifs de vos produits et de vos services, cela peut donner mauvaise impression. A la rigueur, préférez la subtilité : « Vous souhaitez en savoir plus sur tel sujet ? Cliquez ici pour plus d’informations » (avec un lien sur la page de votre ebook par exemple). Et si vous pouvez proposer quelque chose de gratuit, profitez-en pour en faire la publicité !

- Évitez d’inclure certaines phrases de type « exonération de responsabilité » (sauf si vous êtes requis de le faire) ou encore l’affichage d’un message anti-virus (si tel est le cas, désactivez cette fonctionnalité)

- Pensez à créer différentes versions de votre signature (longueur, contenu, langue) et sachez quand les utiliser
Ex : Une version longue (renseignements de base + médias sociaux + promotion site/articles/produits avec slogan ou non) lorsque vous composez un email, une version courte (nom + tel + url) lorsque vous répondez

Quels format et mise en page ?

Parce que la signature d’email reste un petit bout de texte en bas de votre message, elle peut être facilement ignorée, surtout si elle est un peu trop excentrique. Aussi est-il recommandé de privilégier la simplicité, pour que votre signature se fonde facilement avec le corps de votre message et ainsi, avoir le plus de chances d’être lue. Voici quelques recommandations :

- Faites aussi court que possible, quatre lignes étant généralement la norme acceptée

- N’hésitez pas à « condenser » plusieurs informations sur une même ligne en utilisant des séparateurs (|) ou des colonnes (::)
Ex : Apprendre à Bloguer | Ne vivez pas pour bloguer, bloguez pour vivre !

- Pensez à subtilement isoler votre signature en intégrant deux tirets (–) avant le début de votre signature, norme communément acceptée qui permettra à vos contacts ou clients de facilement reconnaître votre signature (surtout si celle-ci est très simple)
Ex :

Julie Marianna David
Apprendre à Bloguer | Ne vivez pas pour bloguer, bloguez pour vivre !

- Préférez un format texte simple et net, sans couleurs, police ou graphismes extravagants

- Soyez prudent avec le formatage HTML, car il arrive souvent qu’il n’apparaisse pas comme vous le souhaitez chez certains utilisateurs. Si vous utilisez une signature HTML, testez-là sur différentes messageries

- Si vous souhaitez intégrer votre logo ou autres images (éventuellement votre photo), il vous faudra télécharger les fichiers correspondants pour ensuite intégrer l’URL de l’image au sein de votre signature

Blogueurs : quelques services supplémentaires

Si vous êtes blogueur professionnel, il vous faut absolument exploiter votre signature d’email au maximum. Les services de signature électronique vous seront d’une très grande utilité.
Non seulement ils répondent à des besoins spécifiques en termes de formatage et autres éléments de conception, mais surtout, ils ont l’avantage d’inclure et d’actualiser vos derniers billets publiés automatiquement !
Jetez un oeil à
WiseStamp, Feedburner (Publicize/Headline Animator), et My Live Signature.

Aussi, n’oubliez pas de mettre à jour votre signature sur votre téléphone portable si vous l’utilisez souvent pour envoyer des messages.

 

Pour aller plus loin :

Le pire et le meilleur des signatures d’email : exemples, un article qui vous montre concrètement ce que vous pouvez faire ou non !

Articles connexes:

  • http://hsia.fr/ Ling-en Hsia

    Il est difficile de tout faire tenir sur 4 lignes surtout si on veut tout intégrer… pour ma part, j’ai crée une page portfolio: http://portfolio.hsia.fr 
    Elle n’est pas achevé mais c’est très utile pour mettre tous les moyens de contacts et les actifs internet dont on possède. 
    J’utilise ce lien sur ma carte de visite

    :) 

    • http://www.apprendreabloguer.com Julie Marianna David

      C’est vrai qu’il et impossible de tout mettre sur quatre lignes. D’où la sélection. Et je pense que tu as trouvé une solution avec la création d’une page portfolio : on peut tout mettre, et il suffit juste d’un lien dans la signature d’email. J’envisage moi aussi de créer une page avec toutes les informations me concernant, mes blogs, pour éviter d’en faire trop dans ma signature… 

  • http://www.djfrenchy.com djfrenchy

    Autre petit conseil pour les signatures dans les mails: eviter les references pompeuses et gonflantes pour le lecteur, du style: Direction, Directeur et autres superlatifs ou grades pour mythos..
    Pour les signatures, le systeme des Gravatars pour les commentaires est ideal: sobre, rapide et efficace.

  • Pingback: Le pire et le meilleur des signatures d’email : exemples | Apprendre à Bloguer

  • Dan

    je cherche un texte simple pour dire qu’il faut envoyer les mails en Cci en expliquant pourquoi
    merci de m’aider